Kağıtların Dijital Dönüşümü Arşiv Sayısallaştırma İle Belgelerinizi Daha Erişilebilir Hale Getirin

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 11 Ekim 2021

Arşiv Sayısallaştırma İşlemi

Arşiv sayısallaştırma diğer adıyla arşiv dijitalleştirme, nadir veya benzersiz, genellikle son derece kırılgan bir koleksiyondan sanat nesnesi, teyp kaydı, harita veya yazışma gibi fiziksel bir nesneyi veya analog öğeyi almayı ve öğenin fotoğraflarını çekmeyi içerir, ve fotoğrafların dijital ortama aktarılmasıdır. Kısaca fiziksel bir öğeyi dijital ortama aktararak arşivliyoruz. Fiziksel ortamda bilgiler , belgeler gibi önemli gereçler kaybolabilir bunlar dijitalleştirerek arşivlenmesiyle yıllar boyu saklanabilir. "Kağıt dünyasında" çoğu şirket, arşivlemeyi en basit çözümüne indirger: kağıdı bodrumda veya ofislerde depolamak. Kağıt yavaş yavaş bozulduğundan, uzun vadede okunabilirliğin sağlandığını ve belgelerin bütünlüğünün kolayca kanıtlanabileceğini varsayabiliriz. Teknolojinin hızlı evrimi ve hızla eskimesi nedeniyle, dijital arşivlerin bilgi bütünlüğü ve okunabilirliği çok önemli hale gelmiştir. Bu, bilgilerin korunmasını sağlamak için teknik ve organizasyonel önlemler gerektirir. ISO 14721 veya ISO 16175 gibi uluslararası standartları takip eden iyi bir dijital arşivleme çözümü, şirketinizin kağıt dosyalardan kurtulmasına yardımcı olacak ve bilgilerinize daha kolay erişmenizi sağlayacaktır. Arşiv sayısallaştırma tam bu noktada devreye girmektedir. Depolarınızda risk altında olan belge ve bilgilerinizi dijital ortama aktaralım her türlü riskten korunsun.

Arşiv Sayısallaştırma Avantajları

Arşiv sayısallaştırma hizmetinin birçok avantajı mevcuttur. Belgelerdeki bilgiler çeşitli şekillerde yayınlanabilir ve küresel izleyicilerin kullanımına sunulabilir, böylece erişim artık fiziksel konumu ziyaret edebilenlerle sınırlı kalmaz, zamandan ve seyahat maliyetlerinden tasarruf sağlar. Ayrıca, büyük haritalar ve mikrofilmde depolanan materyaller gibi önceden formatlarıyla sınırlı olan mevcut kaynaklara erişim olanağı da vardır. Pek çok belge, doğru kitlelere sunulduğunda ticari değeri olabilecek bilgiler içerir. Dijitalleşme, yeni gelir akışları yaratmak için bu potansiyeli ortaya çıkarıyor. Dijitalleştirilmiş bir belgeden doğru tanımlayıcı verileri yakalamak, ilgili içeriği bulmayı çok daha kolay hale getirir ve araştırma verimliliğini en üst düzeye çıkarmaya yardımcı olur. Dijitalleştirilmiş içerik çok yönlüdür ve müşterilerle bir dizi kanal üzerinden iletişim kurmak için kullanılabilir. Sosyal medya için özellikle güçlü bir araçtır, müşterilerle diyalog kurar ve kitle kaynak kullanımı ve blog oluşturma gibi faaliyetleri teşvik eder. Arşiv sayısallaştırma bu eşsiz avantajları eksiksiz sağlamaktadır.