Dosyalama Ve Arşivleme Teknikleri Nelerdir?

Kurum ve kuruluşlarda oluşan arşiv ve arşivlik malzemenin her türlü zarardan korunması ve mevcut düzenleri içinde tasnif edilip saklanmaları gerekir. Bu süreçte en önemli nokta tasnifin kuruluşta uygulanan sisteme uygun bir şekilde yapılmasıdır.  Eğer arşive iletilen malzeme ait olduğu daire veya dairelerde almış olduğu düzeni koruyorsa bu düzeni aynen korumak suretiyle arşiv yerleştirmesi yapmaktır. Arşivlerde kullanılan tasnif sisteminin belirli prensipleri vardır.  Tasnif yapılırken göz önüne alınacak husus fonların açık ve kapalı olmalarıdır.  Kapalı fonların tasnifi açık fonlara göre daha kolaydır. Kapalı fonların tasnifinde, arşiv belgelerinin geldiği kuruluşun tarihi, idari teşkilatı çok iyi bir incelemeye tabi tutulmalı ve eğer varsa, arşive devredilen eski envanterler ya da bir rehber gibi kullanılmalıdır.

Açık Seri Yöntemi: Kağıt raflar üzerinde tasnif düzenine uygun olarak hareket ettirirler. Böylece yeni gelenlere yer ayrılabilir. Özellikle araştırmalar yönünden kolaylık ve açıklık sunar.

Devamlı Seri Yöntemi: Bu yöntemin özelliği depo yerleştirmesindeki fonların birbirinden ayrılmasıdır. Bir bütün olarak gelen evrak depoda birbirinin arkasına gelmek üzere raflara yerleştirilir. Tasnif düzenlenmiş envantere dayanarak yapılır. }

Kronolojik Dilim Yöntemi: Bu yöntemde arşiv belgesini devreden kuruluşun tarihindeki önemli olan bir olayı tarih olarak saptanır ve bu tarihten sonraki arşiv belgelerini fon dışında bırakarak fon kapalı fon haline gelir.

Bir cevap yazın