- Enfo Bilişim Editör Ekibi
- 21 Ocak 2022
- 0
Fiziksel Arşiv
Dosyalama, arşivleme ve ayıklama gibi belge yönetimi faaliyetleri, herhangi bir şirketin günlük olarak gerçekleştirdiği zaman alıcı süreçlerdir. Bu tür işlemler bir işletme için çok önemli olmasına rağmen, genellikle düzensiz, güvensiz ve verimsiz bir şekilde yapılmasına yol açacak ölçüde göz ardı edilir. Bunu önlemenin en kolay yolu fiziksel arşiv sistemlerinden yararlanmaktır.
Fiziksel Arşiv Yönetimi Nedir?
Belge yönetimi, belge tutma, yönlendirme, depolama, indeksleme ve geri alma dahil olmak üzere kâğıt veya elektronik biçimde belge süreçlerinin kontrolü ve koordinasyonudur. Daha basit olarak, bir şirketin belgelerini düzenleme, işleme ve saklama biçimine atıfta bulunur.
Belge yönetimi ifadesi genellikle elektronik belge yönetim sistemleri şeklinde bilinir. Belge akışında yer alan tüm etkinlikleri daha yüksek verimlilik ve güvenlikle işlemek için kullanılan bilgisayar programları veya bulut yazılımı demektir. Bir belge yönetim sistemi, esas olarak, geleneksel kâğıt yönetimi uygulamalarını elektronik olarak yürütmek için araçlar sağlayan bir dijital dosya dolabıdır. Bunun fiziksel versiyonu da fiziksel arşiv şeklinde tanımlanır.
Fiziksel Arşiv Sisteminin Faydaları
Günümüzde kuruluşlar, kolayca yanlış yere konulabilecek muazzam miktarda içerik ve veriye sahiptir. Herhangi bir günde bir şirketin dosyalarının %2 ila %5'i kaybolur veya yanlış dosyalanır. Birden fazla depolama konumu kullanıldığında, bir belgeyi içeren basit bir görev zorlu ve zaman alıcı hale gelir.
Fiziksel arşiv ve belge yönetim sistemleri, iş belgelerine hak ettikleri ilgiyi göstererek günlük problemleri önlemeye yardımcı olur. Sonuçta, bir işletmenin bilgilerinin %90'ı belgelerdedir. Çok fazla zaman gerektirdiği için bakımlarını ihmal etmek, ancak daha sonra bu belgelere ihtiyaç duyulduğunda ve belgeler bulunamadığında daha fazla zaman kaybına yol açar. Bunu önlemenin en kolay yolu da elbette fiziksel arşiv yönetiminden yararlanmaktır.
Uygun olmayan dosyalama alışkanlıkları, bir kuruluş için yüksek masraflara da neden olabilir. Dosyaları bulmaya çalışırken boşa harcanan zaman, kurum içi belge depolamayla ilgili en büyük maliyetlerden biridir. Bir fiziksel doküman yönetim sistemi anında dosyaları bulmanızı kolaylaştırır ve dolayısıyla iş yerinde optimize verimlilik sağlar ve iş yapma maliyetini düşürür.
-
En Çok Okunan Yazılar
- Hukuki ve Mali Zorunluluklara Uygun Evrak Saklama Süreleri
- Evrak Saklama Süreleri
- Evrak Saklama Süreleri Hangi Belgeleri Ne Kadar Süreyle Saklamalısınız?
- Arşiv Nedir ?
- Özel Arşiv
- Dijital Yazılım Sistemleri Türleri
- Arşiv Düzenleme Nasıl Yapılır
- Belge Yönetiminde En İyi Uygulamalar Arşiv Saklama Süreleri ve Stratejileri
- AYS (Arşiv Yönetim Sistemi)
- Evrak Saklama Süreleri
-
En Son Eklenen Yazılar
- Arşiv Yönetiminin Önemi Veri Güvenliği ve Bilgi Saklama Stratejileri
- Özel Arşiv ile Dijital Dünyada Nasıl Güvende Kalabilirsiniz?
- Dijital Yazılım Sistemleri Türleri
- Dijital Yazılım Sistemleri ve Eğitim Personel Yetkinliğini Artırmak İçin En İyi Yaklaşımlar
- Arşiv Depolama Maliyetleri Verimlilik ve Tasarruf İçin Maliyet Etkin Çözümler
- Arşiv Yönetimi Stratejileri Verimlilik ve Güvenlik İçin En İyi Uygulamalar
- Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Seçim Kriterleri ve En İyi Uygulamalar
- Elektronik Belge Yönetimi Zamandan Tasarruf Etmenin Sırrı
- İşletmeler için Evrak Saklama Süreleri
- Dijital Yazılım Sistemleri ile İşletmenizi Güçlendirin