Arşiv Nedir ?

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 6 Temmuz 2021

Yunca'daki "arkheion" ve Latince'deki "archivum"dan gelen arşiv terimi; resmi daire, belediye sarayı anlamına gelmektedir. Dolayısıyla belli bir yönetim dairesine ait işlemi bitmiş resmi evrakın, düzenli bir şekilde bir araya toplanması ve bu yazılı belgelerin saklanıp korunduğu yer anlamına gelmektedir.

1962 yılında Madrid'de toplanan 8. Milletlerarası Arşiv Yuvarlak Masa Konferansı'nda yapılan ve katılan ülkelerce benimsenen ortak: tarifi ise hala kullanılmaktadır. Buna göre arşiv;

1. Kurumlanın gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken) ve bir maksatla saklanan dokümantasyon,
2. Söz konusu dokümantasyona bakan kurum.
3. Bunları barındıran yerlerdir.

Tabii ki günümüzde dijital mecralarda, sosyal medyalarda üretilen içeriklerin, arşivlerin ve arşivcilerin yakın bir zamanda çalışma stillerini değiştireceğini göstermektedir.

Arşivin Görev ve Fonksiyonları

1. Arşiv malzemesini tesbit etmek ve ayırımak.
2. Arşiv malzemesini kayba uğratmaktan korumak.
3. Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak.
4. Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak.
5. Arşiv malzemesinin yeniden teşekkülü safhasında, bunu kontrol altına almak.

Arşivci

Arşivci değişik arşiv çalışmalarını yürüten veya yöneten ve arşivcilik konusunda özel eğitimi görmüş kişidir. 1966 yılında Washington'da toplanan arşiv kongresinin açılış konuşmasında Milletlerarası Arşiv Konseyi'nin (lntemational Council on Archives -ICA-) o dönem başkanlığına yapan Belçika Krallık Başarşivcisi Etienne Sabbe "Biz arşivciler geçmişin bekçisi, geleceğin de kurucusuyuz” şeklinde arşivcilerin görevini veciz bir şekilde ifade etmiştir. Arşivci önce arşivin, sonra da arşivden yararlanacakların hizmetindedir. Bir milletin tarih hazinelerini teşkil eden arşivleri korumak, yaşatmak, ilim adamlarına yardımcı olmak ve yol göstermek, yarının ilim adamlarının yetişmesinde de payı olmak demektir.

Arşivcinin görevleri, VII. Milletlerarası Arşiv Yuvarlak Masa Konferansı’nda şöyle tespit edilmiştir:

• Arşiv materyalini toplamak,
• Arşiv materyalini korumak,
• Arşiv materyalini tasnif etmek,
• Arşiv materyalini değerlendirmek.

Arşivcinin bu ana görevlerine, arşivlerin zenginliklerini topluma tanıtmak, arşivlerin kontrolü ile, arşiv dokümantasyonunun ayıklanmasını gibi görevler de eklenebilir.

Arşiv Malzemesi

Kurum ve kuruluşların gördükleri hizmetler neticesi meydana gelen (toplanan, biriken) ve saklanması tarihî, hukukî, İdarî ve çeşitli bakımlardan herhangi bir konuyu aydınlatmaya, birtakım hakları belgelemeğe ve korumaya yarayan her türlü yazılı evrak, defter, resim, plân, harita, film, fotokopi, plâk, ses bandı ve benzeri belge ve materyalin bütünüdür.

Arşivin Önem ve Değeri

Geçmiş ile bugün arasında bağlantı kurmak gibi hayatî bir görev yüklenen arşiv, tereddütsüz bir milletin en değerli hâzinesi ve devlet varlığının hâfızası sayılmalıdır. Ana hatlarıyle, arşivin önem ve değeri şöylece ifade edilebilir. Arşiv;

1. Devletin, kişilerin haklarını ve milletlerarası münasebetleri belgeler ve korur.
2. Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarar.
3. Ait olduğu devrin örf ve âdetlerini, İçtimaî yapısını, müesseselerini ve aralarındaki bağlantı ve münasebetleri belirtir. İlmî araştırmalara imkân sağlar.