Fiziksel Arşiv

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 21 Ocak 2022

Fiziksel Arşiv

Dosyalama, arşivleme ve ayıklama gibi belge yönetimi faaliyetleri, herhangi bir şirketin günlük olarak gerçekleştirdiği zaman alıcı süreçlerdir. Bu tür işlemler bir işletme için çok önemli olmasına rağmen, genellikle düzensiz, güvensiz ve verimsiz bir şekilde yapılmasına yol açacak ölçüde göz ardı edilir. Bunu önlemenin en kolay yolu fiziksel arşiv sistemlerinden yararlanmaktır.

Fiziksel Arşiv Yönetimi Nedir?

Belge yönetimi, belge tutma, yönlendirme, depolama, indeksleme ve geri alma dahil olmak üzere kâğıt veya elektronik biçimde belge süreçlerinin kontrolü ve koordinasyonudur. Daha basit olarak, bir şirketin belgelerini düzenleme, işleme ve saklama biçimine atıfta bulunur.

Belge yönetimi ifadesi genellikle elektronik belge yönetim sistemleri şeklinde bilinir. Belge akışında yer alan tüm etkinlikleri daha yüksek verimlilik ve güvenlikle işlemek için kullanılan bilgisayar programları veya bulut yazılımı demektir. Bir belge yönetim sistemi, esas olarak, geleneksel kâğıt yönetimi uygulamalarını elektronik olarak yürütmek için araçlar sağlayan bir dijital dosya dolabıdır. Bunun fiziksel versiyonu da fiziksel arşiv şeklinde tanımlanır.

Fiziksel Arşiv Sisteminin Faydaları

Günümüzde kuruluşlar, kolayca yanlış yere konulabilecek muazzam miktarda içerik ve veriye sahiptir. Herhangi bir günde bir şirketin dosyalarının %2 ila %5'i kaybolur veya yanlış dosyalanır. Birden fazla depolama konumu kullanıldığında, bir belgeyi içeren basit bir görev zorlu ve zaman alıcı hale gelir.

Fiziksel arşiv ve belge yönetim sistemleri, iş belgelerine hak ettikleri ilgiyi göstererek günlük problemleri önlemeye yardımcı olur. Sonuçta, bir işletmenin bilgilerinin %90'ı belgelerdedir. Çok fazla zaman gerektirdiği için bakımlarını ihmal etmek, ancak daha sonra bu belgelere ihtiyaç duyulduğunda ve belgeler bulunamadığında daha fazla zaman kaybına yol açar. Bunu önlemenin en kolay yolu da elbette fiziksel arşiv yönetiminden yararlanmaktır.

Uygun olmayan dosyalama alışkanlıkları, bir kuruluş için yüksek masraflara da neden olabilir. Dosyaları bulmaya çalışırken boşa harcanan zaman, kurum içi belge depolamayla ilgili en büyük maliyetlerden biridir. Bir fiziksel doküman yönetim sistemi anında dosyaları bulmanızı kolaylaştırır ve dolayısıyla iş yerinde optimize verimlilik sağlar ve iş yapma maliyetini düşürür.