İşletmeler için Evrak Saklama Süreleri

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 21 Şubat 2024
• 6

Konular

Hangi Belgeleri Saklamalısınız?

İşletmeler için evrak saklama süreleri, önemli bir yönetim ve yasal gerekliliktir. Belgelerinizi belirlenen süreler boyunca düzenli ve güvenli bir şekilde saklamak, işletmenizin düzenini korur ve yasal sorumluluklarınızı yerine getirmenize yardımcı olur. İşte evrak saklama süreleri hakkında bilmeniz gerekenler:

Vergi Beyannameleri ve Mali Tablolar

Vergi beyannameleri ve finansal tablolar, vergi dönemlerine ve yasal gereksinimlere bağlı olarak belirli bir süre boyunca saklanmalıdır.

Faturalar ve Alışveriş Belgeleri

Satın alınan malzemelerin ve hizmetlerin faturaları, muhasebe kayıtları için önemlidir. Bu belgeler, muhasebe denetimleri ve vergi iadesi talepleri için gereklidir.

Sözleşmeler ve Anlaşmalar

İşletme tarafından imzalanan her türlü sözleşme ve anlaşmanın kopyaları saklanmalıdır. Bu, hizmetlerin, malzemelerin veya gayrimenkulün satışı veya kiralanması gibi işlemleri kapsar.

Personel Kayıtları

İşe alım formları, performans değerlendirmeleri, maaş bilgileri, işe giriş ve çıkış tarihleri gibi personel kayıtları, işletmenin personel yönetimi ve yasal uyumluluk açısından önemlidir.

Sigorta Poliçeleri

İşletmenin sahip olduğu tüm sigorta poliçelerinin kopyaları saklanmalıdır. Bu, yangın, hırsızlık, genel sorumluluk ve işçi tazminatı gibi çeşitli sigorta türlerini içerebilir.

Lisanslar ve İzinler

İşletmenin faaliyet göstermesi için gerekli olan tüm lisans ve izinlerin kopyaları saklanmalıdır. Bu, işletme lisansları, sağlık ve güvenlik sertifikaları gibi belgeleri içerebilir.

Mülkiyet Belgeleri

İşletmenin sahip olduğu veya kiracısı olduğu mülklerle ilgili belgeler, tapu kayıtları, kira sözleşmeleri ve ipotek belgeleri gibi, mülkiyet durumunu kanıtlamak için önemlidir.

Patentler ve Marka Belgeleri

İşletmenin sahip olduğu patentler, markalar ve diğer fikri mülkiyet haklarıyla ilgili belgelerin kopyaları saklanmalıdır.

Saklama Süreleri Ne Kadardır?

Vergi Beyannameleri ve İlgili Belgeler

Vergi beyannameleri, gelir vergisi beyannameleri gibi vergi ile ilgili belgeler genellikle 5 ila 7 yıl boyunca saklanmalıdır. Bu süre, vergi dönemine ve ülkenin vergi yasalarına bağlı olarak değişebilir.

Muhasebe Kayıtları

Muhasebe kayıtları, finansal tablolar, gelir-gider belgeleri gibi işletmenin finansal durumunu gösteren belgeler genellikle 7 ila 10 yıl saklanmalıdır.

Banka ve Finansal Belgeler

Banka hesap özetleri, kredi kartı beyanları, çekler gibi finansal belgeler genellikle 3 ila 7 yıl saklanmalıdır.

Gayrimenkul Belgeleri

Tapu kayıtları, kira sözleşmeleri gibi gayrimenkul belgeleri genellikle mülk el değiştirdikten sonra daima saklanmalıdır. Mülk el değiştirmediği sürece saklanmaları önerilir.

Sigorta Belgeleri

Sigorta poliçeleri, ödeme makbuzları gibi sigorta belgeleri, poliçe geçerliliği boyunca ve olası talep dönemleri boyunca saklanmalıdır. Sigorta poliçesi sona erdikten sonra dahi saklanmaları faydalı olabilir.

Sağlık ve Tıbbi Belgeler

Sağlık kayıtları, reçeteler gibi tıbbi belgeler genellikle ömür boyu saklanmalıdır. Bu belgeler, ilerideki sağlık durumunuza ilişkin önemli bilgiler içerebilir.

Hukuki Belgeler

Hukuki belgeler, sözleşmeler, mahkeme kararları gibi belgeler genellikle belgeye bağlı olarak saklanmalıdır. Örneğin, bir sözleşmenin süresi boyunca ve uyuşmazlık olasılığına karşı saklanabilir.

Kişisel Belgeler

Doğum sertifikaları, evlilik lisansları gibi kişisel belgeler genellikle ömür boyu saklanmalıdır.

Dijital Saklama Seçenekleri

Bulut Depolama Hizmetleri

Amazon Web Services (AWS), Google Drive, Dropbox gibi bulut depolama sağlayıcıları, belgelerinizi güvenli bir şekilde saklamanıza ve erişmenize olanak tanır. Ancak, bu hizmetleri kullanırken, sağlayıcıların güvenlik önlemlerini ve veri gizliliğini sağladığından emin olmalısınız.

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS)

EBYS, belgelerinizi düzenlemenize, depolamanıza ve paylaşmanıza olanak tanır. Bu sistemler genellikle belgeye erişimi sınırlayabilir ve izlenebilirlik sağlayabilir.

Şifreleme ve Güvenlik

Dijital belgelerinizi saklarken güçlü şifreleme kullanmak önemlidir. Verilerinizi korumak için güvenli parola politikaları oluşturmalı ve çok faktörlü kimlik doğrulama gibi ek güvenlik önlemleri uygulamalısınız.

Yasal Uyumluluk

Elektronik belge saklama, genellikle yasal düzenlemelere tabidir. Belirli sektörlerde veya ülkelerde, belirli türde belgelerin dijital olarak saklanması için belirli standartlar ve yönergeler vardır. Yasal gereksinimleri anlamak ve bunlara uygun olmak önemlidir.

Yedekleme ve Kurtarma Planları

Dijital belgeleriniz için düzenli yedekleme ve felaket kurtarma planları oluşturmalısınız. Böylece veri kaybı durumunda belgelerinizi kurtarabilir ve iş sürekliliğinizi sağlayabilirsiniz.

Yetkilendirme ve Erişim Kontrolleri

Dijital belgelere erişimi sınırlamak için yetkilendirme ve erişim kontrolü mekanizmaları kurmalısınız. Sadece belirli kullanıcıların belgelere erişimini sağlayarak güvenliği artırabilirsiniz.

Belge Tarama ve Dönüştürme

Fiziksel belgelerinizi dijital formata dönüştürmek için yüksek kaliteli belge tarayıcıları kullanarak dijital arşiv oluşturabilirsiniz. Ancak, orijinal belgelerin imzaları veya damgaları gibi yasal olarak gereklilikleri olan unsurları dikkate almalısınız.

Güvenli Depolama

Fiziksel Belgeler

• Yangına Dayanıklı Dosyalar: Önemli belgelerinizi yangına dayanıklı dosyalarda saklamak, olası bir yangın durumunda belgelerinizi korumanıza yardımcı olur.
• Kilitli Dolaplar veya Kasalar: Kilitli dolaplar veya kasalar, fiziksel belgelerinizi yetkisiz erişime karşı korur. Kasa veya dolabı uygun bir yerde bulundurarak erişimi daha da sınırlayabilirsiniz.

Dijital Belgeler

• Güvenli Bulut Depolama: Güvenilir bir bulut depolama sağlayıcısı kullanarak dijital belgelerinizi yedekleyebilir ve koruyabilirsiniz. Sağlayıcının güvenlik politikalarını ve şifreleme yöntemlerini dikkatlice incelemek önemlidir.
• Şifreli Sunucular veya Depolama Cihazları: Dijital belgelerinizi şifreli sunucularda veya depolama cihazlarında saklayarak güvenliğini artırabilirsiniz. Güçlü şifreleme algoritmaları kullanarak verilerinizi korumak önemlidir.

Fiziksel ve Dijital Güvenliği Birleştirme

• Hem fiziksel hem de dijital belgeleriniz için çoklu katmanlı bir güvenlik stratejisi oluşturun. Örneğin, kritik fiziksel belgelerin bir kasanın içinde, dijital kopyalarının da güvenli bir bulut depolama hizmetinde bulunması gibi.
• Yetkilendirme ve erişim kontrolü sağlayarak belgelere sadece gereken kişilerin erişimini sağlayın.

Yedekleme ve Kurtarma Planları

• Hem fiziksel hem de dijital belgeleriniz için düzenli yedekleme ve felaket kurtarma planları oluşturun. Bu, veri kaybı veya felaket durumlarında belgelerinizi kurtarmanıza olanak tanır.

Güvenlik Politikaları ve Eğitim

• Çalışanlarınıza güvenli depolama ve dosya paylaşımı konularında eğitim verin.
• Güvenlik politikaları belirleyin ve çalışanlara bu politikalara uymalarını sağlayacak talimatlar verin.

Sık Sorulan Sorular

Hangi tür belgeleri saklamalıyım ve ne kadar süreyle saklamalıyım?

Vergi beyannameleri, finansal tablolar, muhasebe kayıtları, iş sözleşmeleri, çalışan dosyaları gibi belgeleri genellikle belirli bir süre boyunca saklamanız gerekmektedir. Bu süre, belgenin türüne, işletmenizin faaliyet gösterdiği sektöre ve yerel yasal düzenlemelere bağlı olarak değişiklik gösterebilir.

Evrakları nasıl saklamalıyım?

Fiziksel belgeleri yangına dayanıklı dosyalarda veya kilitli dolaplarda saklamak önemlidir. Dijital belgeleri ise güvenli bir bulut depolama hizmetinde veya şifreli sunucularda saklamak güvenlik açısından önemlidir.

Saklama süresi sona erdikten sonra belgeleri ne yapmalıyım?

Saklama süresi sona eren belgeleri imha etmek veya gereksiz bilgileri silmek önemlidir. Ancak, bu belgelerin gizliliğini koruyarak imha etmek veya elektronik olarak yok etmek gerekebilir.

Evrakları saklamanın yasal zorunluluğu var mı?

Bazı belgelerin saklanması yasal olarak zorunlu olabilir. Vergi beyannameleri gibi belirli belgelerin belirli bir süre boyunca saklanması gerekebilir. Yasal düzenlemeleri ve gereklilikleri gözden geçirmek önemlidir.

Evrakları nasıl düzenlemeliyim ve arşivlemeliyim?

Belgeleri düzenli bir şekilde kategorize etmek ve etiketlemek önemlidir. Farklı belge türleri için ayrı klasörler veya dijital dosya yapıları oluşturarak arşivlemeniz işleri daha kolaylaştırabilir.