Belge Yönetiminde En İyi Uygulamalar Arşiv Saklama Süreleri ve Stratejileri

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 28 Aralık 2022
• 11

Arşiv Saklama Süreleri

     Evrak ve belge gibi cisimler çeşitli meslek gruplarında yaygın şekilde karşımıza çıkar. Özellikle hizmet sektörü, kamu daireleri, ofis alanları, konaklama firmaları, eğitim kurumları gibi iş kollarında daha sık görülür. Bu tarz durumlarda belge ve evraklar arşivlerde tutularak saklanır. Korunma yöntemleri sayesinde uzun yıllar boyunca arşivler içerisinde evrak istifi karşımıza çıkar. Ancak arşiv saklama süreleri adı verilen zaman dilimleri bulunur. Bu durumun temel nedeni yoğun kamu daireleri, noter alanları gibi bölgelerde ve eğitim kuruluşlarında zamanla belge sayısı ve miktarı yüksek seviyelere ulaşmaktadır. Bu nedenden ötürü belgelerin saklanma işlemi için belli bir arşiv saklama süreleri oluşturulur. Aksi halde bazı evraklara yer kalmaması gibi durumlar söz konusu olmaktadır. Bu durum dijital arşiv sistemleri sayesinde gelişmekte ve pratik hale gelmektedir. Belge sayısı ve miktarında yer kaplama sorunu olmadığı için dijital arşiv sisteminde geçmek mantıklı olacaktır. Çağın ve teknolojinin gelişmelerini takip ederek bu tarz yenilikleri hayatımıza ve şirketimize entegre etmek gerekir. Maalesef birçok eski kuruluş eski alışkanlıkları nedeniyle yenilenmeye ve değişmeye kapalıdır. Fakat yenilenmek ve değişim hayatın her noktasında gereklilikler arasında bulunan durumlardan biridir.

    Arşiv saklama süreleri genellikle sabit zaman dilimleri ille karşımıza çıkar. Günümüzde bu süre on sene olarak belirlenmiştir. On yıl sonunda belgelerin saklanma süreleri dolarak arşivden kaldırılır. Kurumsal firmalar içerisinde bu durum ufak değişiklikler gösterebilir. Normal şartlarda 10 yıl olarak bulunan süre bazı kurumlarda 14 ile 15 seneye kadar çıkabilir. Arşiv saklama birimi olarak hizmet veren şirketlerde ise genellikle 5 yıla kadar arşiv saklama süreleri bulunur. Enfo Bilişim sayesinde arşiv konusunda profesyonel çözüm ve hizmet almanız mümkün. Firmamız çeşitli dijitalleşen imkanlar sayesinde sizlere ve firmalara kolaylık sağlayacaktır. Hayat içerisinde her aşamada son teknolojiyi yakından takip etmek önemlidir. Teknolojiye ayak uydurarak pratiklik ve kolaylık sağlayan hizmetlerden faydalanmak gerekir. Dijital çağ, teknoloji ve internet gibi araçlar faydalı kullanıldığı taktirde insanlar için oldukça önemli bir yere sahiptir. Bu nedenle teknolojik nimetlerinden faydalanmak herkesin yararına olacaktır.