Dijital Dünyada Elektronik Belge Yönetimi Nedir?

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 20 Kasım 2023
• 0

Konular

Dijital Dünyada Elektronik Belge Yönetimi

Dijital dünyada, bilginin büyük bir kısmı elektronik ortamda üretilmekte ve saklanmaktadır. Bu nedenle, elektronik belge yönetiminin önemi giderek artmaktadır. EBYS, kuruluşların bu yeni duruma uyum sağlamasına ve bilgi yönetimini daha etkin bir şekilde gerçekleştirmesine yardımcı olmaktadır.

Dijital Dünyada EBYS'nin Faydaları

EBYS, dijital dünyada aşağıdaki faydaları sağlayabilir:

• Verimlilik artışı: EBYS, belge yönetim süreçlerini daha verimli hale getirerek kuruluşların zaman ve kaynak tasarrufu yapmasını sağlar. Örneğin, EBYS, belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde bulunmasına yardımcı olarak çalışanların verimliliğini artırabilir.
• Güvenlik: EBYS, belgelerin güvenli bir şekilde depolanması ve dağıtılması için gerekli önlemleri alarak kuruluşların bilgi güvenliğini sağlar. Örneğin, EBYS, belgelerin şifrelenmesi ve erişim kontrollerinin uygulanması gibi önlemlerle bilgi güvenliğini artırabilir.
• Erişilebilirlik: EBYS, belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde bulunabilmesini sağlayarak kuruluşların iş süreçlerini hızlandırır. Örneğin, EBYS, arama motorları ile belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde bulunmasına yardımcı olabilir.
• Yasal uyumluluk: EBYS, belgelerin yasal düzenlemelere uygun bir şekilde yönetilmesini sağlayarak kuruluşların yasal risklerini azaltır. Örneğin, EBYS, belgelerin yasal saklama sürelerine uygun olarak saklanmasına yardımcı olabilir.

Dijital Dünyada EBYS'nin Avantajları

Dijital dünyada EBYS, kuruluşlara aşağıdaki avantajları sağlayabilir:

1. İş süreçlerinin iyileştirilmesi: EBYS, belge yönetim süreçlerini daha verimli ve etkili hale getirerek kuruluşların iş süreçlerinin iyileştirilmesine yardımcı olabilir. Örneğin, EBYS, belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde bulunmasına yardımcı olarak çalışanların iş süreçlerini hızlandırabilir.
2. Maliyetlerin azaltılması: EBYS, belge yönetim süreçlerindeki maliyetleri azaltmaya yardımcı olabilir. Örneğin, EBYS, kağıt ve baskı maliyetlerini azaltabilir.
3. İşgücü verimliliğinin artırılması: EBYS, işgücü verimliliğini artırmaya yardımcı olabilir. Örneğin, EBYS, belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde bulunmasına yardımcı olarak çalışanların iş süreçlerini hızlandırabilir.
4. Yasal uyumluluk: EBYS, kuruluşların yasal düzenlemelere uygun bir şekilde belge yönetimi yapmasına yardımcı olarak yasal uyumluluğun sağlanmasına yardımcı olabilir.

Dijital Dünyada EBYS'nin Kullanımı

Dijital dünyada EBYS, kuruluşlarda aşağıdaki alanlarda kullanılabilir:

• Ofis yönetimi: EBYS, ofis belgelerinin (yazışmalar, sözleşmeler, faturalar vb.) yönetiminde kullanılabilir.
• Müşteri hizmetleri: EBYS, müşteri belgelerinin (siparişler, şikayetler, talepler vb.) yönetiminde kullanılabilir.
• Satış ve pazarlama: EBYS, satış ve pazarlama belgelerinin ( teklifler, sözleşmeler, raporlar vb.) yönetiminde kullanılabilir.
• İnsan kaynakları: EBYS, insan kaynakları belgelerinin (personel özgeçmişleri, performans değerlendirmeleri, izinler vb.) yönetiminde kullanılabilir.
• Finans ve muhasebe: EBYS, finans ve muhasebe belgelerinin (faturalar, çekler, senetler vb.) yönetiminde kullanılabilir.

Dijital Dünyada EBYS'lerin Kullanımını Artıracak Faktörler

Dijital dünyada EBYS'lerin kullanımını artıracak faktörler şunlardır:

Bilginin elektronik ortamda üretilmesi ve saklanması: Bilginin büyük bir kısmı elektronik ortamda üretilmekte ve saklanmaktadır. Bu nedenle, elektronik belge yönetimi ihtiyacı giderek artmaktadır.

Teknolojinin gelişmesi: Teknolojinin gelişmesi, EBYS'lerin daha gelişmiş ve kullanıcı dostu olmasına olanak sağlamaktadır. Bu da EBYS'lerin kullanımını kolaylaştırmaktadır.

Yasal düzenlemeler: Yasal düzenlemeler, kuruluşların belge yönetimini yasal düzenlemelere uygun bir şekilde yapmalarını zorunlu kılmaktadır. Bu da kuruluşları EBYS kullanmaya teşvik etmektedir.

Elektronik Belge Yönetimi (EBYS) Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

EBYS nedir?

EBYS, bir kuruluşun tüm elektronik belgelerinin oluşturulmasından, saklanmasına, dağıtılmasına ve imhasına kadar olan tüm süreçlerini kapsayan bir sistemdir. EBYS, kuruluşların belge yönetim süreçlerini daha verimli ve etkili hale getirmeyi amaçlar.

 EBYS nasıl kurulur ve kullanılır?

EBYS'nin kurulumu ve kullanımı, kuruluşun ihtiyaçlarına ve tercihlerine göre farklılık gösterebilir. Genel olarak, EBYS'nin kurulumu ve kullanımı aşağıdaki aşamaları içerir:

• Planlama: EBYS'nin kurulumuna başlamadan önce, kuruluşun ihtiyaçlarını ve beklentilerini belirlemek gerekir.
• Seçim: Kuruluşun ihtiyaçlarına ve bütçesine uygun bir EBYS seçmek gerekir.
• Uygulama: Seçilen EBYS'nin kurulumu ve uygulanması gerekir.
• Eğitim: Çalışanlara EBYS'nin kullanımı konusunda eğitim verilmesi gerekir.