E-Arşiv

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 27 Ocak 2023
• 1

E-Arşiv

Günümüzde pek çok alanda yapılan tüm işlemlerle ilgili belgeler saklanmakta ve ihtiyaç duyulması halinde kullanılmak üzere muhafaza edilmektedir. Kurumların işleyişinin ispatı niteliğinde bulunan arşivler büyük önem taşımaktadırlar. Yapılan sözleşmeler, dilekçeler, yazışmalar, faturalar gibi belgeler önem sırasına göre belirli tekniklerle saklanmaktadırlar. Klasik arşivlemede genellikle fiziksel olarak mevcut olan belgeler arşivlerde yer almaktadır. Klasik arşive alternatif olan dijital arşivlemede ise mevcut belge taranarak dijital ortama aktarılmakta ve muhafaza edilmektedir. Peki doğrudan elektronik ortamda oluşturulan belgeler nasıl arşivlenmektedir? Kâğıt ortamında düzenleme ve ibraz edilme zorunluluğu olan faturaların elektronik ortam oluşturulmasına ve muhafaza edilmesine, e posta yoluyla iletilip, Gelir İdare Başkanlığı’na raporlanması gereken uygulamaya e-arşiv denmektedir. Günümüzde artan internet üzerinden alışveriş yapılma oranları yeni bir faturalandırma ve belgeleme ihtiyacı doğurmuştur. E- arşiv bu ihtiyaca binaen üretilmiş bir uygulamadır. İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve hasılatı 5 milyon lira ve üzerinde olan her firmanın e-arşiv uygulamasına geçmesi gerekmektedir. Böylelikle yapılan alışverişin kaydı tutulmuş ve ona göre vergilendirme gerçekleşmiş olur. Bu uygulamaya geçmesi gereken firmalar kendi bilgi işletim sistemini oluşturarak veya bakanlıktan izinli entegratör bilgi işletim sistemlerini kullanarak e-arşiv kullanmaya başlayabilirler.

E-arşiv kullanmanın firmalara sağladığı pek çok fayda vardır. Sürekli ticaret yapan firmalarda çok fazla miktarda belge kullanılması gerekmektedir. Bunun sonucunda kâğıt masrafı, belgelerin arşivlenmesi için gerekli saklama yeri masrafı ve kargo masrafı doğabilmektedir. E-Arşiv fatura sayesinde tüm bu masraflardan tasarruf edilmiş olunur. Buna ilaveten kağıt kullanımı azaltılarak gereksiz atık üretimi minimuma indirilir ve doğa da korunmuş olur. Bir diğer faydası faturalandırma esnasında meydana gelebilecek insan kaynaklı hata yapılma ihtimali oldukça azaltılmış olur. Bu sayede firmalar tutarlı ve denetlenebilir bir sistemle ticaret yapmaya devam ederler. Başka bir faydası ise elektronik ortamda olması hasebiyle belgeye ulaşım kolaylığı sağlamaktadır. İstenilen zamanda hızlıca mevcut sistem üzerinden faturaya ulaşılıp hızlıca işlem yapılma imkanı sunmaktadır. E-arşiv günümüzün ihtiyaçlarına çözüm üreten, kullanım kolaylığı sağlayan ve çağımıza ulaşan pratik ve düzenli ticaret yapmaya zemin oluşturur.