Basitçe zamandan ve finansal açıdan tasarruf için dijital arşive geçilmelidir. Yine basit bir örnek ile anlatmak gerekirse. Bir sene önce oluşturduğunuz bir belge büyük bir ihtimal ile ofiste size en yakın dolaptadır. Ona ulaşmanız dakikalarınızı alır. 2-3 sene önce oluşturulan belgelere ulaşmanız gerekti. Büyük bir ihtimalle aynı binada bodrum kattaki arşiv odanıza inmeniz gerekecek. Kolilerin içinde, raflarda arayacaksınız klasörleri. 5-6 sene öncesinden evraklar lazım olduğunda ise belgeye yani “bilgiye” ulaşmak daha da zaman alacaktır. Bu arada bu belge bulunana kadar harcanan mesai de cabası. Dijital arşiv çok klasik bir tabir ile tüm arşivinizi ayağınıza getirir. Tabii ki üst düzey bir güvenlik ve yetki çerçevesinde.