Belge Yönetiminde İleri Adımlar En İyi Arşiv Yönetim Sistemleri ve Uygulamaları

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 4 Ocak 2022

Arşiv Yönetim Sistemi Nedir?

Arşiv yönetimi, sistemi tüm uygulamanın bakımı ve kullanımı ile ilgili yönetim alanıdır. Bir kuruluştan arşiv deposuna transfer edildikten sonra kayıtların elde edilmesi, bakımı, düzenlenmesi, tanımlanması ve geri alınması ile ilgilidir.

Arşiv yönetim sistemi; “ kayıtlar biçiminde ticari faaliyetler ve işlemlerle ilgili kanıtları ve bilgileri toplama ve muhafaza etme süreçleri de dahil olmak üzere, kayıtların oluşturulması, alınması, bakımı, kullanımı ve elden çıkarılmasının etkin ve sistematik kontrolünden sorumludur ”.

Bir dizi arşiv, ön bulgu yardımcıları oluşturmak için Microsoft Word, WordPerfect veya Open Office gibi kelime işlem yazılımlarını kullanır veya kullanmıştır. Bazı durumlarda, kuruluşlar standart arşiv bilgilerini girmeyi kolaylaştıran şablonlar oluşturmuştur.

Arşiv Yönetim Sistemi

Arşivlere esnek erişim ve yönetim, arşivlerini dışarıdan temin etmek isteyen müşteriler için önemli bir başarı faktörüdür. Arşiv yönetim sistemi, belgelerinizin kontrolünün tamamen sizde kalmasını sağlar. İstediğiniz zaman kişisel bir şifre kullanarak giriş yapabilir ve ifadeleri görüntüleyebilirsiniz; dosyalarınıza erişebilen kullanıcıları kontrol edin; belgelerinize kimin, ne zaman ve ne sıklıkla eriştiğini kontrol edin; ve belgelerinizi nasıl ele alacağımızı planlayın.

Depolama tesislerinde eşlik eden bir yerinde tarama motorları bulunur. Bu nedenle isteğe bağlı olarak tarama hizmetine erişim sağlayabilirsiniz. Bir belgeyi hızlı bir şekilde almak istiyorsanız, 2 saat içinde tarayabilir ve masaüstünüze gönderebiliriz. Bu durumda siparişinizi aynı yönetim sürecinde gerçekleştirebilirsiniz, bu belgelerinizi almanın hızlı ve verimli bir yoludur.

Ayrıca belgeleri sizin için imha edebilir; sadece parçalamak istediğiniz belgeyi işaretleyin ve parmağınızı bile kıpırdatmadan güvenli bir şekilde imha tamamlanmış olacaktır.

Arşivleme, artık aktif olarak kullanılmayan dosyaları uzun süreli saklama için ayrı bir depolama cihazına taşıma işlemidir. Arşivlenen dosyalar kuruluş için hala önemlidir ve ileride başvurmak için gerekli olabilir veya mevzuata uygunluk için saklanmalıdır. Dosyaların kolayca bulunabilmesi ve alınabilmesi için arşivler indekslenmeli ve aranabilir olmalıdır. Çok fazla eski bilgiyi çevrimiçi olarak kullanılabilir durumda tutmak, daha yeni bilgiler için daha iyi kullanılabilecek değerli depolamayı tüketir, aranan evrak yerine alakasız arama sonuçlarının sayısını artırır ve içeriğin korunması, taşınması ve yeniden sınıflandırılması için gereken çabayı artırır.