Profesyonel Arşiv Yönetimi İş Hayatınızı Kolaylaştıran En İyi Programlar

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 5 Ekim 2022

Arşiv Programı

Arşiv programı kullanıcısı olabilmeniz için mutlaka bir e fatura kullanıcısı olmanız önemlidir. Elektronik faturaların genel olarak e- fatura ve e- arşiv olmak üzere iki farklı türü bulunur. E arşiv programları kâğıt üzerinde yer alan faturaların düzenlenerek elektronik ortamlarda ikinci nüshalarının saklanabilmesini sağlamaktadır.

Neden Arşiv Programı Kullanılmalıdır?

Arşiv programı kullanmak özellikle e- fatura kullanıcıları için büyük avantajlar sağlar. E-arşiv programı kullanarak;

• Operasyonel yükler azaltılır ve muhasebe süreçleri hızlı bir hale gelir.
• Fatura başına gerekli olan maliyetler azaltılır.
• Nakit akış hızı hızlandırılarak hata yapma oranı düşürülür.
• Fatura kesilmemesinden dolayı kâğıt kullanımı azaltılır ve çevre korunması gerçekleşir.
• Karmaşık klasörlerle uğraşılmaz ve zaman tasarrufu sağlanır.
• Uluslararası finansal standartlara uyum sağlanır.
• İç ve dış denetimlere uygun davranılmış olunur.
• Maliye bakanlığı standartlarına uygun olarak belgelerin düzenlemesi gerçekleşir.

E- Arşiv Kimler İçin Zorunludur?

E- arşiv programı kullanmak fayda sağlayacağından tercih edilirken bazı kişiler içinde zorunlu hale getirilmiştir. Arşiv programı kullanması zorunlu olan kişilerin başında;

• Vergi mükellefi olan bir şirkete 1 gün içinde KDV dâhil 2000 TL fatura kesilecekse
• Vergi mükellefi olmayan birine 1 gün içinde KDV dâhil 5000 TL fatura kesilecekse
• İnternet üzerinden ilan yayınlayan ya da hizmet satanlara aracılık eden bir şirkete sahipseniz

E- arşiv programı kullanmanız gereklidir.

E- Arşiv Programı ve Fatura Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

Arşiv programlarının kullanılması kullanıcılara büyük avantajlar sunar. Öncelikle fatura süreçlerinde vakit harcamaya gerek duyulmadan tahsilat işlemleri hızlandırılır. Arşiv programıyla E- fatura işlemlerinde maliyet avantajları sağlanır. Operasyonel yük azaltılırken aynı zamanda kâğıt israfına da son verilir.

E- fatura kullanarak müşterilere hızlı bir şekilde yanıt vermeniz sağlanır. Kargoda faturalarınızın kaybolmasının önüne geçerek hızlı ve güvenli ulaşım sağlanabilir.

Faturalar normal koşullarda arşivlenir ve dosyalanarak sağlanır. E- arşiv programıyla fatura oluşturulmasında dijital ortamda saklamak mümkün olup yerden de tasarruf sağlanır. Güvenli bir program olmasının yanı sıra kâğıt tüketimi de azaltılır. Bu sayede hem doğa korunmuş olur hem de kargolama işlemi sona ererek iş yükü azaltılabilir.