Belge Saklama Politikaları İşletmeniz İçin Doğru Arşiv Saklama Süreleri Nasıl Belirlenir

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 15 Şubat 2022

Arşiv Saklama Süreleri

Arşiv niteliği taşıyan her türlü belge, içerik ve fotoğraf arşiv saklama süreleri hizmetinin kapsamını oluşturuyor. Sayısallaştırma yöntemi ile dijital ortama aktarılan veriler, uzun yıllar sorunsuz ve risksiz şekilde saklanır ve ihtiyaç anında kolaylıkla ulaşılabilir.

Sıkça kâğıt belge ve evraklarla çalışan işletmeler dijitalleşme öncesi depolama ve saklama ihtiyacı için en kolay yolları tercih ediyor ve fiziki şartlar çerçevesinde arşiv tutuyor. Yapısı gereği dayanıksız bir malzeme olan kâğıdın uzun süre fiziki olarak saklanması çok zordur. Bu nedenle dijital arşiv hizmetleri günümüz iş dünyasının en büyük kolaylıkları arasında gösteriliyor.

Arşiv Saklama Süreleri Nedir?

Yasal prosedür gereği ya da sektör içerisindeki önemli bir belgenin yasal olarak arşivde tutulması gereken belli bir süre vardır. Mevzuat doğrultusunca bu evrakların uzun yılla saklanması ve muhafaza edilmesi önemlidir. Dijital arşiv öncesine bakıldığında çok eski yıllara at bir belgenin aranması ve bulunması için belki saatler boşa gidebilir. Ancak arşiv saklama süreleri ile her belgenin düzenli ve sistematik bir şekilde arşivlenmesi istenilen zamanda belgelere ulaşabilmeyi sağlar.

Miadı dolmuş olarak nitelenen arşivdeki belgelerin imha tarihlerinin belirlenmesi ve etiketlenmesi de dijital arşiv sisteminin önemli getirileri arasındadır. Kalite standartlarına uyumlu bir dijital arşive sahip olmak aranılan belgeyi en fazla 5 saniye içinde bulmak için en güvenli ve pratik yoldur.

Arşiv Saklama Sürelerinin Avantajları Nelerdir?

Sayısallaştırma ile arşivlerin korunaklı elektronik ortamlarda tutulması gizli kalması gereken belgelerin güvenliği için avantaj sağlar. Fiziki belgelere erişim için harcanan zaman ve maliyetlerden tasarruf edebilmek daha mümkün hale gelir.

Arşivleme alanındaki teknolojik yazılımlar büyük formatlı harita ve materyallerinde en doğru koşullarda saklanmasını sağlıyor. Üstelik ticari değerini halen koruyan arşivler doğru şekilde değerlendiğinde bile güncel ticari değerini taşımaya devam eder.

Arşiv araştırma çalışmalarında verimliliğin gerçek anlamda sağlanabilmesi içeriklerin kolayca bulabilmesini sağlar. Arşiv tutma şeklinin dijital olması sosyal medyayı iş alanında kullanmak içinde güçlü bir araç niteliği taşır. Arşiv saklama süreleri hakkında detaylı bilgi almak ve hizmetlerimizden yararlanmak için / adresini ziyaret edebilirsiniz.