Arşiv Tarama Çözümleri

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 22 Aralık 2021

Arşiv Tarama

Arşiv Tarama ürünümüz, basit ve uygun maliyetli bir elektronik arşivleme çözümüdür. Geleneksel olarak dosya dolaplarında, depolama odalarında saklanan veya bir arşiv deposuna gönderilen belgeler, dosyalar ve klasörler için özel olarak hazırlanmıştır.

Bu belgeler işin günlük işleyişi için gerekli olmayabilir, ancak yasal, uyumluluk, iş süreci ve müşteri hizmetleri için talep üzerine saklanması ve kullanıma sunulması gerekir. Belgelerden bazıları finans, İK ve Hukuk vb.

Arşiv Tarama Çözümleri

Toplu belge tarama, arşivlerin basılı kopyalarını, indeks ve anahtar kelimelerle uzaktan erişilebilen ve aranabilen dijital pdf formatına dönüştürmek için uygun ve verimli bir yöntemdir.

Neden Arşiv Taramayı Kullanmalı?

Toplu belge tarama hizmeti, daha verimli kullanım için depolama alanını boşaltırken, arşivlenmiş belgelerinizi belirli bir saklama süresi boyunca güvenli bir şekilde saklamanıza olanak tanır.

Elektronik belgelere, evden çalışma da dahil olmak üzere daha esnek çalışma uygulamalarını destekleyen herhangi bir bulut tabanlı depolama sistemi aracılığıyla erişilebilir .

Taranan dosyalar müşteriye elektronik olarak geri gönderilebilir, sadece bir sabit sürücüye gönderilebilir veya DocView Belge Yönetim Sistemimizde barındırılabilir.

Arşivleri Dijital Taramanın Faydaları

Birçok kuruluşun kendi bulut sistemleri vardır ve bu, Topwood'un tarama hizmetlerinin halihazırda yapmış oldukları yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmalarına yardımcı olmasına olanak tanır. Topwood, dosyaları SFTP bağlantıları ve/veya API aracılığıyla herhangi bir modern dijital arşivleme sistemine güvenli bir şekilde aktarmanın yanı sıra herhangi bir dizin oluşturma gereksinimini de uygulayabilir.

Artık yürürlükte olan GDPR ile kuruluşların tam olarak hangi bilgileri nerede depoladıklarını bilmeleri daha önemlidir. Toplu belge tarama, optik karakter tanıma (OCR) aranabilir özelliğimiz sayesinde belge bulma sürecini kolay ve hızlı hale getirir.

Dijital Arşivlemenin, hatırlatıcılar ayarlama ve yalnızca belirli süreler boyunca saklanabilecek veya saklanması gereken belgelerin saklanmasını otomatikleştirme dahil olmak üzere birçok başka avantajı vardır. Bu, özellikle İK, Hesaplar ve diğer düzenlenmiş belgeler için kullanışlıdır.

Son derece karmaşık ve düzenlemelere tabi ürünlerin geliştirilmesi, ilgili tüm iş süreçleri için doğruluk, tutarlılık, verimlilik ve kalite gerektirir. Bunlar, klinik araştırmaları yönetmeyi, kalite süreçlerini izlemeyi ve düzenleyici başvuruları düzenlemeyi içerir.