Dijital Arşiv Çözümleri Belgelerinizi Daha Etkili ve Verimli Bir Şekilde Yönetin

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 15 Şubat 2022

Dijital Arşiv

Dünyanın dijitalleşme yolunda ilerlediği günümüzde artık birçok profesyonel işin dijital ortamda gerçekleşmesi büyük kolaylık sağlıyor. Her türlü evrak ve belgenin kâğıda aktarılmadan saklanması ve yönetilmesi süreci bu alanda hizmet veren firmalar aracılığı ile dijital ortamda gerçekleşiyor. Bu şekilde çalışma sistemi ise kurumsal firmaların birçok işinin daha pratik ve hızlı olmasını sağlıyor.

Önemli belge ve evrakların kâğıda basılı olarak arşivlenmesi belli bir süre sonra yıpranmalarına ve güvenilir ortamlarda saklanamamasına neden oluyor. Dijital ortama profesyonel şekilde aktarılan dokümanlar ise en güvenli şekilde saklanır ve sınırsız veri kaydetme olanağı sunar. Arşivlenen evraklara ise tek tuşla aramak ve ulaşmak mümkün olur.

Dijital Arşivlemenin Avantajları Nelerdir?

Hizmet sektöründe faaliyet gösteren birçok şirket az maliyet ile daha çok iş gücünü amaçlıyor. Amacın bu doğrultuda olması ise teknolojiye odaklı bir çalışma prensibini beraberinde getiriyor. Arşivlemenin dijital ortamda olması da tam bu noktada maliyetlerin düşürülmesine yardımcı oluyor.

Fiziki olarak dökümanların arşive kaldırılma süreci, çok sayıda kâğıt ve kartuş gibi ek masrafları beraberinde getirir. Üstelik istenilen anda hızlı erişim imkânı sunarken, aynı anda birkaç kişi aynı belgelere kolaylıkla erişebilir.

Dijital Arşiv Süreçleri Nelerdir?

Belli bir sistematiği bulunan /, evrakların taranmasından aktarılmasına kadar hızlı bir süreci kapsıyor. İlk aşamada evrakların ayrıştırılması ile dijital arşiv olarak saklanacak dökümanlar ile arşivlenmeyecek dökümanlar ayrıştırılır. Bilgisayara aktarılması için tarama aşamasından geçen belgeler, görüntü iyileştirme teknolojileri kullanılarak net bir görüntü kalitesinde arşivlenir.

Dijital arşiv de dökümanların sınıflandırılarak bilgisayar ortamında saklanması istenilen anda kolayca bulabilmeyi sağlar. Bu nedenle indeksleme aşaması ve kalite kontrol aşamaları en önemli noktalardır. Gözden kaçan olası hataların yeniden gözden geçirilmesi eksiksiz bir dijital arşiv tutmayı mümkün kılar.

Dijitalleşmenin insanlığa en önemli faydalarından biri de boşa kâğıt israfı yapmaya gerek kalmadan arşiv tutabilme imkânı sunmasıdır. Çevreye duyarlı her firmanın ilgisini çeken bu sistem kaliteli ve güvenilir çözü m ortaklığı sunan firmalar tarafından sunulduğunda verimlilik açısından pek çok artı değer sağlıyor. Sizde bu alandaki ihtiyaçlarınız için profesyonel destek almak isterseniz / adresini ziyaret edebilirsiniz.