• [email protected]
  • Bağlarbaşı Mahallesi İncilik Sokak Defne Apartmanı No:5 D:12 Maltepe / İstanbul
Doküman Yönetim Sistemi

Doküman Yönetim Sistemi

Doküman yönetim Sistemi en yalın tanımıyla dosyaları güvenli ve dijital şekilde arşivlemektir

Doküman Yönetim Sistemi
  • Enfo Bilişim Editör Ekibi
  • 15 Ağustos 2022

Doküman Yönetim Sistemi

Doküman yönetim Sistemi en yalın tanımıyla dosyaları güvenli ve dijital şekilde arşivlemektir. İş, eğitim, kamu, özel sektör, sağlık gibi her sektörde, her kurumda dosyalanıp depolanması gereken yüzlerce, binlerce belge, evrak var. Doküman sistemleri bu dosyaların daha işlevsel şekilde düzenlenmesini sağlıyor, dijital platforma taşıyor. Arşivi dijitalleştirmek teknoloji çağında yapılabilecek en konforlu adımlardan biri sayılıyor artık. Zira fiziki arşivler her kurumda iş akışını yavaşlatıyor, ekstra maliyet çıkarıyor, verimliliği düşürüyor.

Belge yönetim sistemleri belgelerin iş rutinine uygun şekilde dosyalanmasına zemin hazırlıyor. Örneğin, bir müşteriye ait işlem yapılırken müşteriyle ilgili bir yıl önceki bir işlemin evrakına ulaşmak gerektiğinde arşiv sorumlusunu arayıp evrakı bulmasını istemek, getirmesini beklemek en az yarım saat sürecektir. Doküman yönetim sistemi kullanılan bir kurumda bu evraka ulaşmak ise bir dakikadan az sürer. Çünkü dijital arşivler belgeye, dosyaya kolay ulaşım için geliştiriliyor.

Doküman Yönetim Sistemlerinin Çalışma Prensibi

Doküman yönetim sistemi bir bulut yazılımıdır. Bilgiye, belgeye sisteme giriş yapmanız kaydıyla ofis bilgisayarınızdan, kişisel bilgisayarınızdan, akıllı telefonunuzdan, tabletinizden erişebilirsiniz. Sistemin çalışma prensibi bir cihaza bağlı kalmayı önlemek üzerine kuruludur. Güvenlik zafiyeti oluşmamasına içinse özel şifreleme sistemi geliştirilmiştir. İşletmeler dijital doküman sistemi ile arşivini özelleştirebiliyor.

Doküman yönetim sistemi; raporları denetleme, belge taraması yapma, akıllı klasörler oluşturma, ortak çalışmalar oluşturma, ofis içi doküman paylaşımı yapabilme, metin içerisinde arama yapma, silme, kategorize etme, silinecek zamanı belirleme gibi birçok özelliğe sahiptir. Sistem tüm özellikleri ve pratikliğiyle kullanım alanlarına zaman – mekân – maliyet tasarrufu yaptırıyor.

Enfo Bilişim’den Kullanışlı Dijital Doküman Sistemi

Verimli bir doküman yönetim sistemi sade ara yüze sahip olmakla birlikte kurumların ihtiyaçlarına çözüm sağlamalıdır. Sistemlerin yeniliklere ve farklı programlara uyum göstermesi ise yine aranılan bir özelliktir. Enfo Bilişim bu beklentiler odağında birçok özellikle geliştirdiği özel yazılımında her işletmeye, her kuruluşa verimlilik kazandırıyor. Yasal ve isteğe bağlı dosya arşivleme sistemlerinde modern çağa uygun bir hıza sahip olmak isteyen her şirket, Enfo Bilişim’in mükemmel dijital doküman sistemini tercih ediyor.