Doküman Yönetim Sistemi

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 4 Ocak 2022

Doküman Yönetim Sistemi

Bunların sonuncusu – bir DMS kullanmak – muhtemelen belgelerinizi dijital olarak saklamanın en iyi yoludur. Ama bir Doküman Yönetim Sistemi nedir?

Belge yönetim sistemleri, belgelerinizi dosyalamanıza, saklamanıza ve yönetmenize yardımcı olan yazılım çözümleridir. Bir nevi dijital muhasebeci gibiler. Kağıt belgelerinizi elektronik olarak düzenlemek için yapacağınız türden fiziksel belge dosyalama uygulamalarıyla ilgilenirler.

Piyasada pek çok farklı belge yönetim sistemi yer alıyor. Ancak bunların çoğu aynı temel işlevlere sahiptir. Depolama, güvenlik, dizin oluşturma ve alma yetenekleri sağlarlar. Ayrıca, denetimleri gerçekleştirmeyi ve farklı belgelere erişimi kontrol etmeyi kolaylaştıran meta verileri (belgelerle ilgili bilgiler) de depolarlar.

Bu sistemler, çok sayıda belgeyi yönetmek zorunda olan şirketler için iş operasyonlarının önemli bir parçasıdır.

En İyi Belge Yönetim Yazılımı

Piyasada çok sayıda belge yönetim yazılımı sistemi olduğu için hangisinin kullanılacağını bilmek zor olabilir.

Doküman Yönetim Sistemi ile sizin için en iyi seçim, büyük ölçüde bir DMS sistemine ne kadar harcamak istediğinize, gerçekten hangi özelliklere ihtiyacınız olduğuna ve ne tür belgeleri saklamanız gerektiğine bağlı olacaktır. En iyi Doküman Yönetim Sistemi sağlayıcılarından bazıları şunlardır:

• şablon
• belge
• MasterControl Belge Kontrolü
• M-Dosyaları
• XaitPorter

Doküman Yönetim Sistemi İpuçları

Belgelerinizi saklamak için hangi yolu seçerseniz seçin, depolama sisteminizin düzenli ve verimli kalmasını sağlamak için izlemeniz gereken bazı iyi uygulamalar vardır. Aşağıda bunu yapmanıza yardımcı olabilecek bazı ipuçları verilmiştir.

Şirket içinde depolama yapıyorsanız, muhtemelen biraz tasarruf edebilirsiniz, ancak arşivlenmiş belgelerinizin kolayca erişilebilir olduğundan emin olmak için iyi bir sisteme sahip olmak önemlidir. Aynı türden belgeleri bir arada saklamayı düşünün ve gerekli belgeleri kolayca seçebilmeniz için bunları etiketlediğinizden emin olun.

Belgeleri arşivlemek, uyumluluğunuzu sürdürmek ve gerektiğinde makbuz ve maaş bordrosu gibi kanıtlara sahip olmak için önemlidir. Bununla birlikte, belgeler birkaç yıllık olduğunda, genellikle artık saklanmalarına gerek kalmaz.

Belgeleri arşivlerken, artık gerekmeyecekleri bir imha tarihi ile etiketleyin. Bu, güncel olmayan belgeleri takip etmeyi kolaylaştıracak ve depolama alanınızı verimli bir şekilde kullanmanızı sağlayacaktır. Belgelerinizin zarar görmemesi için aşınma ve yıpranmayı düşünmeniz gerekir. Güvenli bir şekilde saklansalar bile, sık kullanım, güneş ışığına maruz kalma ve dökülmelerden zarar görebilirler. Aşınma ve yıpranma riskini azaltmak için bunları eğelemeden önce plastik dosya kağıtlarının içine yerleştirin.