Elektronik Belge Yönetim Sistemi

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 14 Mart 2022

Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Elektronik belge yönetim sistemi (EDMS), farklı türdeki belgeleri düzenlemek ve depolamak için bir yazılım sistemidir. Bu sistem türü, kullanıcıların kâğıt veya dijital belgeleri düzenlemelerine ve saklamalarına yardımcı olan daha özel bir belge yönetim sistemi türüdür. EDMS, daha özel olarak, kâğıt belgelerden ziyade dijital belgeleri işleyen bir yazılım sistemine atıfta bulunur, ancak bazı durumlarda bu sistemler orijinal kağıt belgelerin dijital olarak taranmış sürümlerini de işleyebilir.

Elektronik belge yönetimi, büyük hacimli dijital belgeleri merkezi olarak depolamak için bir yol sağlar. Bu sistemlerin birçoğu, verimli belge alımı için özellikler de içerir. Dijital belgeler için iyi bir sınıflandırma sağlamak adına birçok elektronik belge yönetim sistemi meta veri adı verilen belirli öğeler dahil olmak üzere belge depolama için ayrıntılı bir sürece güvenir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Avantajları

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Avantajlarını belirtmemiz gerekirse sırasıyla;

1. Spesifik bilgilerin bulunmasında kolaylık sağlaması

Her işletmenin önemli bilgilere hızlı bir şekilde erişmesi gerekir. Bir belgenin etrafındaki meta veriler, arşivleri arayanların kronoloji, konu, anahtar kelimeler veya diğer ilişkilendirme stratejileri ile ihtiyaç duydukları şeyi bulmalarına yardımcı olacak önemli ayrıntılara kolay erişim sağlayacaktır.

2. Belgelerin uyumlu bir şekilde biçimlendirilmesini sağlaması

Bir belge yönetim sistemi, en son şirket şablonlarına anında erişim sağlar. Personel üyeleri, en son onaylanmış şablonları kullandıklarından emin olabilirler.

3. Yedekleme güvencesi vermesi

Şirketlerde bir güç dalgalanması veya bilgisayar hatası, büyük olasılıkla iş belgelerinin sonsuza kadar ortadan kalkmasına neden olabilir. Elektronik belge yönetim sisteminin kullanılması, şirket bilgilerinin güvenli ve emniyetli olmasını sağlar.

4. Gelişmiş iş güvenliği sunması

Her şirket, düşük güvenliğin daha yüksek bir saldırıya uğrama riskine eşit olduğunu bilir. Belgeleri elektronik olarak depolamak, belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve bilgisayar korsanlarının eline geçmemesini sağlamaya yardımcı olur.

Neden Elektronik Belge Yönetim Sistemine ihtiyaç duyarım?

Bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EDMS), kayıtların kaybolmamasını sağlar ve ihtiyacınız olan her türlü bilgi veya veriyi hızlı ve güvenilir bir şekilde almanıza yardımcı olur. Mümkün olan her yerde belgeleri elektronik olarak depolamak, tüm kayıtlarınızı yönetmenin uygun maliyetli bir yoludur. Sizde verilerinizin güvenli bir şekilde saklanmasını istiyorsanız, sitemiz üzerinden bizimle iletişime geçip bilgilendirme almanız yeterli olacaktır.