• [email protected]
  • Bağlarbaşı Mahallesi İncilik Sokak Defne Apartmanı No:5 D:12 Maltepe / İstanbul
Standart Dosya Planlama

Standart Dosya Planlama

Kurum ve kuruluşların bünyesinde barındırdıkları tüm evrak, makbuz ve belgelerin dijital olarak sınıflandırılması ve saklanması adına kullanılan...

Standart Dosya Planlama
  • Enfo Bilişim Editör Ekibi
  • 15 Şubat 2022

Standart Dosya Planlama

Kurum ve kuruluşların bünyesinde barındırdıkları tüm evrak, makbuz ve belgelerin dijital olarak sınıflandırılması ve saklanması adına kullanılan bir dijital dosya dolabını niteler. Kullanılan bu sistem arşivlenen verilerin en net şekilde erişimine ve saklanmasına imkân sunar.

Neden Standart Dosya Planlama

Belgelerin belirli bir kural çerçevesinde saklanması ve yeniden düzenlenebilme imkânının bulunması adına standart dosya planlama ekonomik bir çözüm özelliğindeki sistemler bütünüdür. Oluşturulan her dosyalama planı kapsamına şeffaflık ve bağımsızlık en önemli kriter olmalıdır. Dijital ortamdaki belgelerin etkin şekilde yönetilmesi ve tanıtılması için güncelliği ile ön planda olan dosya planı olmazsa olmazdır.

Amacı ve yapısı doğrultusunda kurumların büyük ölçüde işini kolaylaştıran standart dosya planlama, avantajları ile kurum ve kuruluşların günümüzde yaygın bir şekilde tercih ettiği sistemler arasında yer alıyor.

Standart Dosya Planlamanın Avantajları Nelerdir?

Mevcut düzen içerisinde oluşturulan dosya planlama sayesinde belgelere ulaşmak ve üzerinde araştırmak yapmak daha kolaydır. Aynı kategoride yer alan belgelerin standart numaralandırılması ile hızlı erişim ve zamandan tasarruf etmek mümkündür. Belli bir sistem kapsamında sınıflandırılan belgelerin arşivlendirme süreçleri de daha pratik olur.

Kuruluşların her daim güncelliğine ve içeriğine ihtiyaç duyabilecekleri bilgilerin sistemli olarak dijital ortamda dosyalanması ve numaralandırılması mevcut iş gücünün de azalmasına yardımcı olur.

Standart Dosya Planlamanın Yapısı Nasıldır?

Oluşturulan standart dosyalama planı süreci sonrasında belirlenen görevler doğrultusunda genel yapı gruplar halindedir. Hiyerarşik düzendeki sistemin yapısına bağlı olarak 5 temel grup vardır. Ana ve üst gruplar başta olmak üzere; gruplar, alt gruplar ve dosya planlama pozisyonları şeklindedir.

Dijitalleşmenin getirileri ile birlikte kurum ve kuruluşların daha düzenli ve verimli çalışma ortamlarına olan ihtiyaçlarını karşılayan standart dosya planlama sürekli değişen ve gelişen süreçlere direnç gösterebilmeyi mümkün kılıyor.

Her bir dosyanın saklama ve sona erme sürelerinin netleştirilmesi yine bu sistem ile daha kolaydır. İdari anlamda daha az gayret ile daha çok iş amacını taşıyan bu sistem hakkında detaylı bilgi almak ve mevcut hizmetlerimizden yararlanmak için / adresini ziyaret edebilirsiniz.