• [email protected]
  • Bağlarbaşı Mahallesi İncilik Sokak Defne Apartmanı No:5 D:12 Maltepe / İstanbul
Standart Dosya Planlama

Standart Dosya Planlama

Standart dosya planlama özel ve kamusal tüm kurumların, şirketlerin muhafaza etmekle yükümlü olduğu belgelerin belli sınıflandırmayla dijital ortamda...

Standart Dosya Planlama
  • Enfo Bilişim Editör Ekibi
  • 8 Ağustos 2022

Standart Dosya Planlama

Standart dosya planlama özel ve kamusal tüm kurumların, şirketlerin muhafaza etmekle yükümlü olduğu belgelerin belli sınıflandırmayla dijital ortamda depolanmasıdır. Kurum ve şirketler, yasal zorunluluk ya da tamamen yönetim prensibi olarak belgeleri saklar. Fatura, sözleşme, anlaşma başta olmak üzere yüzlerce belge her gün şirketler tarafından oluşturulur. Bu belgelerin fiziki varlıklarını korumak zahmetli ve maliyetlidir. Üstelik kurum içerisindeki işleyişi yavaştır; belge lazım olduğunda arşive gidip gelmek ya da personelin belgeyi bulup getirmesini beklemek zaman kaybıdır, işlevsizdir. Standart dosya planlama dijitalleşen dünyaya ayak uydurur, belgelerin dijital ortamda sınıflandırılarak arşivlenmesini sağlar. Enfo Bilişim, geliştirdiği özel yazılımla küçük – orta – büyük ölçekli tüm kurumların, şirketlerin arşiv yönetimini dijitalleştirerek verimliliği artırır.

Standart Dosya Planlama Nasıl Yapılır?

Standart dosyalama planı belli bir sistemle arşivlenir. Gelişigüzel arşiv değil incelikli arşiv oluşturulur. Belgeler “ana grup, üst grup, grup, alt grup, pozisyon” kapsamında ayrıştırılır. Bu yapı her dosyanın hangi grupta nasıl yer alacağını belirler. Aksi halde dijital arşiv yeterince verimli çalışmaz, işlevselliğe gölge düşürür. Peki, bu düzenin kurumlara faydaları nelerdir? İşte Enfo Bilişim’in standart dosya planlama sisteminin faydaları:

  • Tüm belgeler incelenir, ayrıştırılır, sınıflandırılır ve taranarak dijital arşive eklenir. Bu adımlar belgeye ulaşımı kolaylaştırır, dijital düzen oluşturur.
  • Dijitalleşen dosyalar fiziki koşullara göre daha yüksek korumaya sahip olur, kaybolma riski ortadan kalkar.
  • Belgelerin muhafaza edilme süreleri saniyeler içerisinde arşivlenirken yapılır, süre sonunda otomatik silinmesi sağlanabilir.
  • Kurum için belge paylaşımı hızlanır. Personeller aynı anda aynı dosyayı açabilir, paylaşabilir, işlem yapabilir.
  • Kâğıt problemi ortadan kalkar. Fiziki arşiv maliyeti sıfırlanır.
  • Kurum içindeki idari bölümlere göre dosyalara numara verilebilir.
  • Güvenlik üst seviyeye çıkarılır. Arşive kimlerin erişebileceği belirlenebilir. Güvenlik zafiyetlerinin önüne geçilir.
  • Akıllı cihazlarla arşive erişimi olan herkes zaman – mekân engeline takılmadan arşive ulaşır.

Enfo Bilişim, standart dosya planlama sistemlerini her geçen gün iyileştirerek kusursuz çözümler üretiyor. Şirketler, kurumlar, kuruluşlar, girişimciler birkaç tıkla dosyalara erişme konforunu en güvenli şekilde deneyimleyebiliyor.

Etiketler :