Arşiv Saklama Süreleri

Bilgi Yönetimi Stratejiler En İyi Arşiv Saklama Planınızı Nasıl Oluşturursunuz

Enfo Bilişim gibi bir şirket için, arşiv saklama planı oluştururken verilerin doğru bir şekilde kategorize edilmesi gerekmektedir.

Belgelerinizi Güvenle Saklayın Doğru Arşiv Saklama Süreleri ve Uygulamaları

Günümüzde bilgi ve veri, işletmelerin en değerli varlıklarından biri haline gelmiştir.

Arşiv Saklama Planı Önemli Belgelerinizi Güvende Tutmanın Anahtar

Arşiv saklama planı, bir şirketin belgelerini, kayıtlarını ve diğer dokümanlarını hangi süre boyunca saklayacağına, saklama yöntemlerine ve saklanacak belgelerin listesine karar verdiği bir planlama sürecidir

Etkili Dosya Yönetimi İçin Arşiv Saklama Süreleri Belgelerinizin Geleceğini Şekillendirin

Arşiv saklama süreleri, belge ve kayıtların ne kadar süreyle saklanması gerektiği konusunda belirtilen yönergelerdir.

Belge Yönetiminde En İyi Uygulamalar Arşiv Saklama Süreleri ve Stratejileri

Evrak ve belge gibi cisimler çeşitli meslek gruplarında yaygın şekilde karşımıza çıkar.

Arşiv Programları ile Verimliliği Artırın

Arşiv programı isminden anlaşılacağı üzere arşivleme işlemine yarayan yazılım türüdür.

Arşiv Saklama Süreleri

Her kurum yaptıkları iş ile alakalı belgeleri belirli bir süre muhafaza etmek zorundadır. Yapılan işler, idari planlama, entelektüel birikim, umumi hizmetler gibi pek çok bilgiye arşive bakarak ulaşılması gerekmektedir. Bu belgelerin düzenlenip organize edilmesi her kurumun birinci vazifesidir. Ancak sürekli belge akışının olduğu düşünüldüğünde bir süre sonra arşivlerde büyük bir yoğunluk oluşmaktadır. Bu sebeple dokümanlar kategorilerine ayrılıp, bu kategorilere uygun sürelerde saklanmaktadır. Arşivde saklanacak olan malzemeye ve kuruma göre saklama süresi değişkenlik göstermektedir. Saklama sürelerinin kategorize edilmesi gereksiz yoğunluğu engellemekte ve arşiv kayıtlarına kolay ve pratik olarak ulaşmayı sağlamaktadır. Hangi ürünün ne kadar süre saklanması gerektiğini belirleyen yasal kurallar vardır. Her işletme bunlara bağlı kalarak arşivlerini güncellemek durumundadırlar. Mevzuata göre saklanma süresi dolan belge veya dokümanlar sonrasında imha edilirler. Klasik usullerle arşivlenen belgelerde bu süre takibini yapmak da oldukça büyük zaman ve emek istemektedir. Ancak profesyonel bir arşivleme sistemi sayesinde arşivler elektronik ortama aktarılarak kolayca takibi yapılabilir. Elektronik ortamda yıllarına ve türlerine ayrılan belgeler sistematik olarak görüldüğü için saklama süresi dolan belgeyi saptamak ve gerekeni yapmak daha kolay ve güvenli bir hal almaktadır. Arşivleri saklamanın diğer avantajı ise arşiv araştırmalarına kaynak sağlamasıdır. Olumlu veya olumsuz durumlarda sıklıkla başvurulan arşivlerin hangi sürelerde bulunduğunu bilmek araştırmacı için hem enerji tasarrufu sağlar hem de araştırmasının sıhhatini etkiler.

Arşivlenen malzemeye ve kuruma göre mevzuatta saklama süresi belirlenir. Örneğin 2005 tarihli MEB mevzuatına göre öğrenci künye defteri, diploma defteri, tasdikname defteri sınırsız sürede saklanırken sınıf ders defteri veya öğretmen not defteri okulda 1 veya 2 sene saklanmaktadır. Disiplin kurulu kara defteri ilgili birimde 10 yıl saklanırken teftiş defteri süresiz olarak saklanmaktadır. Görüldüğü üzere evrakın türüne ve önemine göre ne kadar süre ve nerede saklanacağı belirlenmektedir. Buna arşiv saklama planı da denilmektedir. Mevzuatı bilen ve arşivlemede profesyonel olan arşivcilik destekleri ile istenilen belgeye ulaşmak daha da kolaylaşmaktadır. Günümüzde artık çoğunlukla elektronik ortamda arşivleme tercih edildiği için alanında uzman ekiplerle çalışmak çalışmalarda büyük bir kolaylık sağlamaktadır.

Arşiv saklama planları yasal, mali ve tarihi ihtiyaçlara göre belgenin ne kadar süre saklanması gerektiğini belirleyen planlardır. Bu planlarda her evrak türü dikkatle incelenerek detayı bir şekilde kategorize edilmiştir. Saklama planlarında belgelerin içeriğine göre fiziksel saklama koşulları göz önünde bulundurularak inceleme yapılır. Sürekli kullanılan, rutin yazışma belgeleri, kısa yazışmalar bu planlarda kısa süre saklanması gereken grupta kalırken hesap defteri gibi daha teferruatlı ve önemli belgelerin uzun süre saklanması gerektiği belirtilir. Bu ayrım önem sırasına ve miktarına göre belirlenmektedir. Her kurum kendi alanı ile ilgili saklama planını uygulamalıdır. Kurum içindeki belgelerin hangi süre saklanacağı ve sonrasında hangi aşamalardan geçeceğini bu kılavuza göre belirleyerek hareket ederler. Saklama planının temel hedeflerinden birisi kurumlarda, ofislerde ve kurumlara bağlı birimlerde dokümanların önem derecesine göre muhafaza edilmesini sağlamaktır. Daha önemli dokümanlar kurumun menfaati gözetilerek daha uzun süre saklanırken az öneme sahip belgeler daha kısa sürelerde saklanmaktadır. Bu sayede gereksiz evrak kalabalığı ortadan kalkmakta ve kullanılacak evraka daha kolay ulaşılabilmektedir.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün belirlediği tespit ve değerlendirme formları ile belgeler ayıklanır ve yine belirtilen şekilde referans numaraları eklenerek arşivlenir. Bu mevzuat, hangi belgenin hangi birime gönderileceğini, ne kadar süre saklanacağını, ne amaçla kullanılacağını ve önemini tayin etmektedir.