Doküman Yönetim Sistemi
Doküman Yönetim Sistemleri Belgelerinizi Daha Etkili Bir Şekilde Yönetmenin Yolları
Dijital çağda işletmelerin hızla büyümesiyle birlikte, büyük miktarda bilgi ve belge yönetimi ihtiyacı ortaya çıkmıştır. Geleneksel belge yönetimi yöntemleri zaman alıcı, maliyetli ve karmaşık olabilirken, doküman yönetim sistemi (DYS) modern işletmelerin bu zorlukları aşmalarına yardımcı olur.
İş Akışınızı Kolaylaştırın En İyi Doküman Yönetim Sistemleri İncelemesi
Dosya, evrak ve belgeler belli ayrıntılara dikkat edilerek saklanmalıdır.
Belgelerinizi Elektronik Ortamda Yönetmek İçin Doküman Yönetim Sistemleri
Belge, evrak ve dosya takibi her iş kolu içerisinde mühimdir.
Doküman Yönetiminde Uzmanlı İşletmenizin İhtiyaçlarına Uygun Sistemleri Seçme Rehberi
Doküman yönetim Sistemi en yalın tanımıyla dosyaları güvenli ve dijital şekilde arşivlemektir
Doküman Yönetim Sistemler İşletmenizin Verimliliğini Artırmak İçin En İnovatif Çözümler
Şirketlerin sahip olduğu tüm bilgi, belge ve görüntülerin belirli kanallar üzerinden yönetilmesi, saklanması ve takibi, doküman yönetim sistemi varlığında gerçekleşmektedir. Şirketlerin iş ilişkileri sonucu sahip olduğu önemli belge miktarı her geçen gün artmaktadır.
DYS (Doküman Yönetim Sistemi)
Fiziki olarak muhasebecilerin yaptığı tüm işleri dijital ortama taşıyan DYS (Doküman Yönetim Sistemi), mevcut kâğıt dokümanların elektronik olarak yönetilmesini mümkün kılan yazılımlardır.
Doküman Yönetim Sistemi
Doküman Yönetim Sistemi ile sizin için en iyi seçim, büyük ölçüde bir DMS sistemine ne kadar harcamak istediğinize bağlı olacaktır.
Doküman Yönetim Sistemi
Gerek büyük işletmelerde gerekse küçük işletmelerde, tüm sektörlerde evrakların depolanması ve düzenlenmesi büyük önem taşır. Yapılan işlemlerin raporlanması, faturalandırılması, belgelenmesi kurumlar açısından ne kadar önemliyse bu dokümanların düzenlenmesi de bir o kadar önemlidir. Bir işletmenin kurumsallığının ve profesyonelliğinin adeta bir göstergesi olan dokümantasyonun düzenlenmesi ve yönetilmesi için uygun sistemleri kullanmak gerekmektedir. Kısaltması DYS olan doküman yönetim sistemi bilgi, belge ve dokümanların organizasyonunu ve yönetimini yapan sistem anlamına gelmektedir. Bu sistemler pratik olarak çok büyük kolaylık sağlamaktadır. İlk olarak klasik yöntemlerle arşivlenen belgelere ulaşma zorluğunu ortadan kaldırır. Elektronik ortamda kolayca ve hızlıca istenilen belgeye ulaşılması hem zamandan hem de bütçeden tasarruf edilmesini sağlar. Hızlı karar almak, kurumsal iletişimi güçlendirmek, belgelere erişimi kolaylaştırmak işletmelerin prestijini önemli ölçüde artırmaktadır. Üçüncü olarak yapılan denetlemelerde, müşterinin ihtiyacının giderilmesinde, faturalandırma gibi işlemlerin tutarlı ve güvenilir olmasını sağlamaktadır. Bunlar gibi faydalarından dolayı firmalar doküman yönetim sistemine oldukça önem atfetmektedirler.
Doküman yönetim sistemlerinin sahip olması gerek bazı özellikler vardır. DYS’nin hızlı ve sorunsuz çalışan metin arama özelliğinin olması gerekmektedir. Böylelikle tüm evraklar içinde başlık, ilgili kelime veya numara araması yapılabilmelidir. Tam metin arama özelliği sayesinde istenilen belgeye hızlıca ulaşılabilir. Bunun yanında kurum içi belge aktarımını hızlandıran iş akış diyagramının olması gerekir. Evrakların işlenebilmesi, aranması ve iletilebilmesi için DYS’nin SOX ve HIIPA standartlarına uygun bir şekilde kapsamlı bir arşivi olmalıdır. Arşiv belki de en önemli faktördür denilebilir. Arşivlemede yapılan belge etiketleme, evrakların kategorize edilmesini ve kolay ulaşımı sağlar. Etiketleme sayesinde birbiri ile ilişkili belgeler bir grup haline getirilir. Böylelikle spesifik bir belge aramadan konu ile ilişkili dokümanlara ulaşılabilir. Belgeleri ilişkilendirme belli bir mantık ağı içinde yapılmalıdır. Bu ağ olmadan kategorizasyon doğru yapılamaz ve dosyaya ulaşmak zorlaşır. Belgeleri tasnif etmek DYS’nin temel amacı olsa da aynı zamanda kurum içi kontrolü sağlamak için belgelere kimlerin, hangi tarihte baktığının da kayıt altına alınması gerekir. Buna loglama ve tarihlendirme denir. Genel olarak bu özelliklere sahip olan doküman yönetim sistemi kullanan işletmelerde işlemler hızlanır ve kolaylaşır.