Fiziksel Arşiv Düzenlemesi Nasıl Yapılır?

Karışık durumdaki klasörlerin/dosyaların ilk önce envanteri çıkarılır. Envanter çalışmasına başlamadan önce her dosyaya bir sıra numarası verilir. Envanter çalışmasında klasörün/dosyanın hangi fona ait olduğu (kurumu, birimi, şefliği vb.) belirlenir. Daha sonra sırasıyla, Tarihi, Konusu, Metadata bilgileri, SDP Kodları belirlenir. Bu belirleme işlemi yapılırken bu bilgiler bilgisayar ortamında kayıt altına alınır. Kayıt altına alınan dosya bilgileri kronolojik, alfabetik vb. düzenlenir. Bilgisayar ortamındaki düzenin aynısı raflarda dosyalara uygulanır. Saklama planına göre imhası gelen, Devlet Arşivlerine gönderilecek ya da sürekli saklanacak dosyalar belirlenir. İmha edilecek dosyalar gerekli mevzuata uygun olacak şekilde imha edilir. Geriye kalan dosyalar arşiv standartlarına uygun olacak şekilde etiketlenir. Son olarak dosyaların raf bilgileri belirlenir, yazılıma yada bilgisayardaki herhangi bir ortama kaydedilir.

Bir cevap yazın