Standart Dosya Planlama

• Enfo Bilişim Editör Ekibi
• 25 Temmuz 2022
• 0

Standart Dosya Planlama

Standart dosya planlama; kurum, kuruluş, şirket ya da bir organizasyonun sahip olduğu, saklamakla yükümlü olduğu veya saklama ihtiyacı duyduğu tüm bilgi ve belgelerin dijital olarak sınıflandırılıp saklanmasıdır. Kurum, kuruluş ya da şirketlerin verimli çalışmasını sağlamak ve üstlenmiş oldukları görevleri en iyi şekilde sonuçlandırmak için, evrak, dosya ve arşiv hizmetlerinde kolaylık sağlanması başarıya götüren en önemli unsurdur. Dijital ortamdaki belgelerin etkin şekilde yönetilmesini ve kullanılmasını sağlayan standart dosya planlama, kullanan kişilere ve kurumlara birçok kolaylık sunmasıyla günümüzde oldukça sık tercih edilmektedir. Enfo Bilişim olarak sunduğumuz profesyonel standart dosya planlama hizmeti birçok açıdan kurum ya da kuruluşa katkı sağlayıp, fark yaratacaktır.

Standart Dosya Planlamanın Faydaları Nelerdir?

Kurum ya da organizasyon fark etmeksizin mevcut dosya planı sistematik olarak büyük etkiye sahiptir. Standart dosya planlamanın olumlu birçok etkisi vardır. Bunlar birkaç madde ile şöyle sıralanabilir:

• Standart dosya planlama oluşumu sırasında belgeler tanımlanır ve sınıflandırılır. Bu sayede doküman ve belgelere ulaşmak oldukça kolaydır.
• Birimlerde, kurum içinde ve diğer kamu kurumları arasında birliktelik sağlanır. Doküman ve belgelerin yönetimi kolaylaşır.
• Belgelerin saklama süreleri tespit edilir, imha işleri kolaylaşır.
• Standart dosya planlama ile arşivlerde ‘’tasnif, ayıklama, imha, saklama’’ gibi işlemler hızlı ve kolay şekilde gerçekleştirilir.
• Standart dosya planı ile aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanır böylece kurumlarda dosyalama şekillerinde standartlaşma sağlanır.
• Atanan erişim hakları ile güvenlik kontrolü sağlanır.

Standart Dosya Planlamanın Yapı ve İçeriği

Standart dosyalama planında, hiçbir belge direkt olarak dosyalama planı konumlarında saklanamaz. Belgeler için kapsayıcı olarak bir dosya oluşturulması gerekir. İdari sistemin durumuna ve karmaşıklığına bağlı olarak, dosyalamada genellikle beş yapısal seviye bulunur. Bunlar şu şekilde sıralanır:

1. Ana gruplar
2. Üst gruplar
3. Gruplar
4. Alt gruplar
5. Dosyalama planı pozisyonları

Enfo Bilişim olarak uzun yılların tecrübesi ile sizlere standart dosya planlama hizmeti sunmaktayız. Birçok artısı bulunan sistem hakkında daha fazla bilgi edinmek için 0216 651 19 12 numaralı hattan ya da / adresinden bizlere ulaşabilirsiniz.